Төвлөрөл, төлөвлөлт, багаар ажиллах зэргээс гадна таны бүтээмжийг дахин нэг шат ахиулах зүйл нь бага цагт их ажлыг амжуулах зохион байгуулалт юм. Нийтлэг тохиолдолд бүтээмжээ нэмэгдүүлж болох дараах зөвлөмжүүдийг танд хүргэж байна.

1. Гаргах ёстой үр дүнг тодорхой болго

Томоохон ажил эхлэхийн өмнө та дарга буюу захиалагчийнхаа яг ямар үр дүн хүсч байгааг олж мэдэх хэрэгтэй.

Тайлангаа үнэхээр PowerPoint дээр бэлтгэх хэрэгтэй юу? Ажил хурдан явагдахад 90 хувийн гүйцэтгэл хангалттай байхад та заавал 100 хувийн гүйцэтгэлийг өөрөөсөө шаарддаг уу? Дарга нарт анхан шатны энгийн мэдээлэл хэрэгтэй байхад асар их судалгаа шинжилгээтэй тайлан бэлдэж байгаа юм биш биз?

Тиймээс таны хичээл зүтгэл, хүч хөдөлмөр эцсийн дүндээ хэрэгцээгүй зүйлсэд зарцуулагдахаас сэргийлж ямар үр дүнгийн төлөө ажиллаж байгаагаа олж мэдээрэй. Хэрэгцээгүй ажлаас ийнхүү сэргийлэх нь танд жинхэнэ зорилгодоо төвлөрөх илүү их орон зайг өгөх юм.

2. Өмнөх гүйцэтгэсэн ажлаа ашигла

Email, танилцуулга, сургалтын материал, үнийн санал гэх мэт бичиг цаасны ажил багагүй цагийг шаарддаг боловч өмнөх бичсэн зүйлстэй ижил төстэй, давхардсан бүрдэл хэсгүүдтэй байх нь элбэг.

Шинэчлэн найруулж давтан ашигласан материал нь өмнөх хувилбаруудаасаа илүү сайжирсан байх нь бий. Тиймээс олон цагийг зарцуулан бэлдсэн өмнөх материалдаа шинэчлэл,өөрчлөлт хийх замаар цаг хугацааны хөрөнгө оруулалт шингэсэн бүтээлүүдээ дахин ашиглаарай.

3. Ажил гүйцэтгэх тогтсон загвар гарга

Тогтмол ажлыг гүйцэтгэх жишиг загвар нь хурдыг нэмдэг. Долоо хоног тутмын тайлан, уулзалтын төлөвлөгөө, танилцуулга зэрэг нь тухай бүрд шинээр зохиох шаардлагагүй зүйлс юм.

Мөн түүнчлэн тогтмол ажлуудын гүйцэтгэлийг тулган шалгах жагсаалттай байх нь алдаа гаргах эрсдэлийг бууруулаад зогсохгүй асуудлыг шийдвэрлэх үйл явцыг түргэсгэдэг.

4. Уулзалтыг хялбарчил

Албан ёсны танилцуулга бэлдэх, мэдээлэл судалгааны тайлан гаргах нь цаг хугацаа, хүч хөдөлмөр багагүй шаарддаг. Үүнийг шийдвэрлэх нэг гарц нь шаардлагатай мэдээллийг товч ярилцлага байдлаар хийх юм.

Цөөн оролцогчтой нүүр тулсан товч уулзалтууд нь том хурлаас илүү үр бүтээлтэй байдаг бөгөөд дизайн, агуулга зэрэг хийсвэр санааг илүү сайн дамжуулдаг байна.

5. Ажил гүйцэтгэх цагт хязгаар тогтоо

Тодорхой нэг ажлыг гүйцэтгэхэд ямар хугацаа зарцуулахаа урьдчилан төлөвлөх нь цаг хэмнэх хамгийн чухал зарчим юм.

Цаг хугацаагаа ийнхүү “хайрцагласнаар” төлөвлөсөн хугацаанд таны ажил багтаагүй байсан ч хүний төвлөрөл, бүтээлч байдал эрс нэмэгддэгийг судлаачид тогтоожээ.

Эх сурвалж: Harvard Business Review